Office & Facilities Coordinator

Office & Facilities Coordinator Blog --> Career Opportunities --> ← All open positions Corporate Office & Facilities Coordinator Support the smooth operations of our fast-growing Tokyo office — facilities, vendors, and employee experience. Tokyo Full-time Japanese (Business) Sakana AIは、世界最先端のAI研究開発と事業推進を支えるため、オフィスファシリティコーディネーターを募集します。本ポジションは、快適で生産性の高い職場環境の維持に貢献する重要な役割を担います。成長を続けるスタートアップ企業において、日常の管理業務、備品管理、ベンダー連携、従業員サポートなど多岐にわたる業務を、プロアクティブかつフレキシブルに遂行してくださる方を募集します。 役割と責任 Office Facilities & Community Managerのもと、日常的なオフィスおよびFacilities運営を実務担当として担っていただきます。 設備不具合への対応、ベンダーやビル管理会社との調整、レイアウト変更・工事案件のサポート、安全衛生・防災関連の運用などを通じて、従業員が安全かつ快適に働けるオフィス環境を維持します。 オフィス環境・設備の運営: オフィス内を定期的に巡視し、設備の不具合、破損、安全上または環境上の課題を早期に発見し、必要に応じて報告・エスカレーションする 照明、空調、什器、会議室設備、パントリー設備などに関する不具合の一次対応および修繕手配を行う 会議室、共有スペース、執務エリアを安全かつ快適に利用できる状態に維持する オフィスの整理整頓や美化状況を確認し、必要な対応を行う 従業員から寄せられるオフィス環境や設備に関する問い合わせに対応する 郵便物や宅配便の受け取り、仕分け、発送など、日常的なオフィス運営業務を行う ベンダーおよびビル管理会社との調整: 清掃、設備保守、警備、廃棄物処理、什器、植栽など、Facilities関連ベンダーとの日程および作業内容の調整を行う ビル管理会社と連携し、入館、搬出入、設備点検、修繕などに必要な手続きを行う 作業当日の立ち会い、進捗確認および完了後の状態確認を行う Facilities関連の契約、発注、請求処理に必要な情報を整理し、社内手続きをサポートする レイアウト変更・工事案件のサポート: 座席や什器の移動、レイアウト変更、増員に伴うオフィス環境の整備をサポートする 修繕、設備工事、内装工事などに関する現地確認、スケジュール調整および社内外への連絡を行う ベンダーや社内関係者と連携し、工事や作業が安全かつ円滑に進むよう実務面をサポートする 図面、見積書、作業申請書、完了記録などの関連資料を整理・管理する 安全衛生・防災対応: オフィス内の安全確認を行い、事故やトラブルにつながる可能性のある課題を報告し、上長と連携して改善を進める 防災備蓄品、救急用品、安全衛生関連備品の点検および管理を行う 防災訓練、設備点検、安全衛生活動などの実施をサポートする 必要な点検記録や管理記録を正確に作成・維持する 応募資格およびスキル 以下の経験・スキルをお持ちの方を求めています。 Facilities Coordinator、Workplace Coordinator、Office Coordinatorなど、オフィス環境や設備運営に関連する実務経験を2年以上お持ちの方 設備不具合への一次対応、修繕手配、ベンダー調整など、Facilities領域におけるハンズオンの業務経験 社内外の関係者と連携し、日程や作業内容を正確に調整できるコミュニケーション能力 現場の課題に気づき、優先順位を判断しながら、必要に応じて適切に報告・エスカレーションできる方 細部に注意を払い、複数の業務を正確かつ効率的に進められる方 Google Workspace（Google Docs、Google Sheets、Google Slidesなど）を業務で使用できる基本的なPCスキル 外国籍の従業員や海外ベンダーと、メール、チャットおよび簡単な会話で業務上のコミュニケーションが取れる英語力 歓迎するスキル・経験 グローバル企業または変化の速いスタートアップ環境での勤務経験 オフィス移転、増床、レイアウト変更、内装・設備工事などのサポート経験 ビル管理会社や複数のFacilitiesベンダーとの調整経験 安全衛生、防災、入退館管理またはセキュリティに関する業務経験 社内イベントや従業員向け施策の運営をサポートした経験 備考 下記の「How to Apply」の案内に従ってご応募ください 応募者はGoogle Form内で「Office & Facilities Coordinator」を選択し、応募メールの件名にOffice & Facilities Coordinatorへの応募であることを明示してください。 CVとカバーレターは英文で提出してください。 How to Apply 1 Find a role Review the open positions and identify the one that fits your background. 2 Email [email protected] Send a brief introduction and indicate which role you are applying for. 3 Submit the form Complete the Google Form with your CV and cover letter (English). ← Back to all open positions © Sakana AI 株式会社